Если вы ИП и впервые стали плательщиком НДС — добро пожаловать в мир двух новых документов, книги продаж и декларации. Звучит бюрократично, но давайте разберём по-человечески, что это и зачем.
Книга продаж — это, по сути, ваш личный реестр всех выставленных покупателям счетов-фактур за квартал. По каждой продаже фиксируется дата, номер документа, покупатель, сумма, ставка и сумма налога. Это первичка — тот фундамент, из которого потом складывается итоговая цифра в декларации.
Сама декларация — это уже итоговый отчёт, который вы сдаёте в налоговую по итогам квартала. Туда попадают суммированные данные из книги продаж (начисленный налог) и книги покупок (вычеты, если применяете ставку с правом на вычет). Именно декларация определяет, сколько вы должны заплатить, а книга продаж — это то, чем вы, если что, обоснуете и подтвердите эту сумму.
Логичный вопрос: если платить всё равно по декларации, зачем вообще возиться с книгой продаж отдельно? Отвечаю: без неё декларация просто не пройдёт проверку — та же система АСК НДС-2 сверяет ваши данные с данными контрагентов. К тому же книгу продаж по закону нужно хранить и предъявить, если налоговая попросит при проверке. И, честно говоря, без аккуратно составленной книги продаж очень легко ошибиться в итоговой сумме декларации — а исправлять задним числом всегда неприятнее, чем сделать правильно с первого раза.
Формат тоже строгий: и декларация, и книга продаж как приложение к ней подаются только в электронном виде через оператора ЭДО. Для самой налоговой — формат XML, а для собственного удобства проверки — можно смотреть в XLSX или PDF.
БухИИ формирует и книгу продаж, и декларацию автоматически на основе введённых данных о продажах — сразу в готовых форматах XML, XLSX и PDF, без ручного заполнения таблиц вручную.