Если вы ИП и впервые стали плательщиком НДС — добро пожаловать в мир двух новых документов, книги продаж и декларации. Звучит бюрократично, но давайте разберём по-человечески, что это и зачем.
Что такое книга продаж
Книга продаж — это, по сути, ваш личный реестр всех выставленных покупателям счетов-фактур за квартал. По каждой продаже фиксируется дата, номер документа, покупатель, сумма, ставка и сумма налога. Это первичка — тот фундамент, из которого потом складывается итоговая цифра в декларации.
Что такое декларация
Сама декларация — это уже итоговый отчёт, который вы сдаёте в налоговую по итогам квартала. Туда попадают суммированные данные из книги продаж (начисленный налог) и книги покупок (вычеты, если применяете ставку с правом на вычет). Именно декларация определяет, сколько вы должны заплатить, а книга продаж — это то, чем вы, если что, обоснуете и подтвердите эту сумму.
Зачем нужна книга продаж, если платить всё равно по декларации
Логичный вопрос: если платить всё равно по декларации, зачем вообще возиться с книгой продаж отдельно? Отвечаю: без неё декларация просто не пройдёт проверку — та же система АСК НДС-2 сверяет ваши данные с данными контрагентов. К тому же книгу продаж по закону нужно хранить и предъявить, если налоговая попросит при проверке. И, честно говоря, без аккуратно составленной книги продаж очень легко ошибиться в итоговой сумме декларации — а исправлять задним числом всегда неприятнее, чем сделать правильно с первого раза.
Формат и сроки подачи
И декларация, и книга продаж как приложение к ней подаются только в электронном виде через оператора ЭДО. Для самой налоговой — формат XML, а для собственного удобства проверки — можно смотреть в XLSX или PDF. Срок подачи декларации — 25 число месяца, следующего за отчётным кварталом (если не выпадает на выходной).
Частые вопросы
Нужно ли вести книгу продаж, если за квартал была всего одна продажа? Да, книга продаж ведётся независимо от количества операций — даже одна запись должна быть оформлена и сдана в правильном формате.
Что будет, если в книге продаж и декларации не совпадут суммы? Такое расхождение — прямой повод для требования пояснений от налоговой, а в отдельных случаях — для отказа в приёме декларации. Суммы должны сходиться один в один.
НалогПилот формирует и книгу продаж, и декларацию автоматически на основе введённых данных о продажах — сразу в готовых форматах XML, XLSX и PDF, без ручного заполнения таблиц вручную.