Счёт-фактура — это не формальность «для бухгалтерии», а документ, на котором держится ваше право на вычет НДС. Если в нём ошибка или его вообще нет, налоговая может снять вычет, доначислить налог и пени. Покупателю важно проверять счёт-фактуру до того, как принять налог к вычету, а продавцу — правильно её оформить. Разберём, что в ней обязательно, какие ошибки допустимы и почему чаще всего отказывают в вычете.
Зачем нужна счёт-фактура
Продавец, который платит НДС, обязан выставить счёт-фактуру покупателю при отгрузке товаров, выполнении работ или оказании услуг. Покупатель по этому документу принимает НДС к вычету и вносит его в книгу покупок. Если продавец не плательщик НДС (например, на УСН без обязанности по НДС), счёта-фактуры с налогом у него нет — а значит, и вычета у покупателя не будет, даже если в договоре написано «цена с учётом НДС».
Обязательные реквизиты
Перечень закреплён в статье 169 Налогового кодекса. В счёте-фактуре должны быть:
- порядковый номер и дата выставления;
- наименование, адрес и ИНН/КПП продавца;
- наименование, адрес и ИНН/КПП покупателя;
- наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя (если они есть и отличаются);
- номер платёжно-расчётного документа — если счёт-фактура выставляется на аванс;
- наименование товара (описание работ или услуг), единица измерения и количество;
- цена за единицу без налога и общая стоимость без налога;
- налоговая ставка и сумма налога;
- стоимость с налогом;
- страна происхождения и номер таможенной декларации — для импортных товаров;
- валюта (наименование и код), если расчёты не в рублях;
- подписи руководителя и главного бухгалтера, либо ИП, либо других уполномоченных лиц — а в электронном виде это электронная подпись.
Порядок заполнения утверждён постановлением правительства № 1137, а электронная форма и формат обмена — приказами ФНС.
Сроки: когда выставлять и до какого момента принимать к вычету
Счёт-фактура выставляется не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки. Если вы получили аванс — те же пять дней со дня его получения. Принять НДС к вычету покупатель может в течение трёх лет после принятия товаров, работ или услуг на учёт: вычет не «сгорает» в том же квартале, но и затягивать с ним без причины не стоит.
Какие ошибки не мешают вычету
Закон разрешает небольшие недочёты: ошибки в реквизитах не являются основанием для отказа, если налоговая может по счёту-фактуре определить продавца, покупателя, наименование товара и его стоимость, ставку и сумму налога. Например, опечатка в адресе или лишний пробел в наименовании на вычет не повлияют. Но граница тонкая: инспекция оценивает каждую ситуацию отдельно, поэтому надёжнее не рассчитывать на снисходительность и просить продавца исправить документ.
Частые причины отказа в вычете
Ошибка в ИНН, КПП или названии контрагента. Данные не совпадают с реестром — налоговая не может «привязать» счёт-фактуру к реальному продавцу или покупателю.
Неверная ставка или сумма НДС. Например, 22% вместо 10% на товар, облагаемый по пониженной ставке. Расчёт «на глаз» — одна из самых дорогих ошибок.
Нет подписи или подписал неуполномоченный человек. Подпись должен ставить руководитель, главный бухгалтер или лицо по доверенности. В ЭДО нужна действительная электронная подпись.
Отсутствует первичка. Счёт-фактура без УПД, акта или накладной — повод считать сделку не подтверждённой.
Контрагент не отразил операцию или не заплатил НДС. Система АСК НДС-2 автоматически сверяет декларации продавца и покупателя. Такой «разрыв» — не автоматический отказ, но почти гарантированное требование пояснений от инспекции.
Реальность сделки вызывает сомнения. Если у поставщика нет работников и активов, а документы оформлены задним числом, налоговая может поставить под вопрос вычет даже при безупречной счёте-фактуре.
Что проверить до принятия к вычету
- Реквизиты продавца и покупателя в счёте-фактуре сверены с данными ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
- Ставка НДС и сумма налога соответствуют товару и расчёту.
- Счёт-фактура подписана, а при электронном обмене — подтверждена электронной подписью.
- Есть первичный документ (УПД, акт, накладная) и договор.
- Дата счёта-фактуры не позже пяти календарных дней после отгрузки.
- Документ внесён в книгу покупок за правильный период.
Если нашли ошибку
Исправить счёт-фактуру можно: продавец выставляет исправленный экземпляр с тем же номером и датой, но с новым номером и датой исправления. Исправленный документ принимается к вычету, а прежний, с ошибкой, больше не используется. Если ошибка в сумме или количестве выявлена уже после отгрузки, оформляют корректировочный счёт-фактуру.
Частые вопросы
Нужно ли выставлять счёт-фактуру при продаже физическим лицам? Нет. При розничных продажах и расчётах с физлицами счёт-фактуру выставляют только по требованию покупателя, а обычно выдают чек. Обязанность по НДС при этом сохраняется.
Можно ли принять вычет по счёту-фактуре, полученной позже срока? Да, если вычет заявлен в пределах трёх лет после принятия товаров или услуг на учёт. Но чем позже вы получите документ, тем выше риск спора с налоговой.
Что делать, если контрагент не отдаёт счёт-фактуру? Вычет без него получить нельзя. Направьте письменное требование, сохраните переписку, а при необходимости обращайтесь к другому поставщику. Без счёта-фактуры налог придётся платить в полном объёме.
НалогПилот собирает данные счетов-фактур в книгу продаж и декларацию по НДС в готовом электронном формате — вам остаётся убедиться, что реквизиты и ставки в исходных документах верны.