УПД — один из самых частых документов в работе предпринимателя: им оформляют отгрузку товара или выполнение работ и одновременно подтверждают НДС. Разберём, что такое УПД, чем отличаются его статусы, какой формат нужен при обмене через ЭДО и как правильно заполнить документ, чтобы покупатель мог принять налог к вычету.
Что такое УПД
УПД — универсальный передаточный документ. Он объединяет в одном бланке счёт-фактуру и первичный документ об отгрузке (накладную или акт). Вместо двух документов вы оформляете один, и он одновременно подтверждает факт сделки и служит основанием для вычета НДС. Применять УПД необязательно: это форма, которую рекомендует ФНС, и её удобно использовать вместо связки «счёт-фактура плюс накладная».
Два статуса УПД: «1» и «2»
В правом верхнем углу УПД указывается статус, и от него зависит, что именно документ заменяет:
- Статус 1 — УПД выполняет роль счёта-фактуры и передаточного документа. Его используют плательщики НДС: по такому УПД покупатель принимает налог к вычету.
- Статус 2 — УПД выполняет роль только передаточного документа (накладной или акта). Статус применяют продавцы, которые НДС не платят (например, упрощенцы в рамках лимита), и случаи, когда счёт-фактура не нужна. Вычета по такому документу нет.
Ошибочно указанный статус — частая причина проблем: если плательщик НДС оформил документ со статусом 2, у покупателя не будет счёта-фактуры для вычета.
Из чего состоит УПД
Документ содержит реквизиты счёта-фактуры по статье 169 НК РФ и реквизиты первичного документа:
- порядковый номер и дата;
- данные продавца и покупателя: наименование, адрес, ИНН/КПП;
- грузоотправитель и грузополучатель (если они есть и отличаются);
- наименование товара, работ или услуг, единица измерения, количество;
- цена и стоимость без НДС, налоговая ставка, сумма налога, стоимость с налогом;
- основание передачи (договор), сведения о доставке;
- подписи уполномоченных лиц обеих сторон.
УПД в электронном виде: формат и ЭДО
Сегодня УПД чаще всего обменивают электронно, через оператора ЭДО. Документ формируется в формате XML, утверждённом ФНС, и подписывается квалифицированной электронной подписью. В системах ЭДО для УПД есть два основных вида: СЧФДОП (счёт-фактура и документ об отгрузке — это статус 1) и ДОП (только передаточный документ — это статус 2). Формат XML не стоит путать с «красивой» печатной формой: для налоговой и контрагента значение имеет именно структурированный файл с подписью, а PDF или Excel — лишь визуальное представление.
Как заполнить УПД по шагам
1. Определите статус: «1» — вы плательщик НДС и документ нужен как счёт-фактура, «2» — только как передаточный документ.
2. Укажите номер и дату. Дата — не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки.
3. Заполните продавца и покупателя: наименование, адрес, ИНН и КПП из учредительных данных, без сокращений и опечаток.
4. Добавьте грузоотправителя и грузополучателя; если это вы и покупатель, пишут «он же».
5. Внесите товары или услуги: наименование, единица измерения, количество.
6. Укажите цену без НДС и стоимость без налога по каждой строке.
7. Проставьте налоговую ставку (22%, 10%, 5% или 7% на УСН) и рассчитайте сумму налога.
8. Укажите итоговую стоимость с НДС и поставьте подписи.
Образец заполнения
Допустим, вы оказали услугу на 100 000 ₽ без НДС для плательщика НДС. Статус УПД — «1». В строке указано: «Консультационные услуги», количество — 1, цена без НДС — 100 000,00, ставка — 22%, сумма НДС — 22 000,00, стоимость с налогом — 122 000,00. В итоговой строке — те же суммы, ниже — подписи с расшифровкой и дата. Если вы на УСН без НДС, в том же документе будет статус «2», а в графах со ставкой и налогом — «без НДС».
Срок выставления и принятие
УПД со статусом 1 нужно выставить не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки. Покупатель после получения проверяет реквизиты, ставку и подпись, затем регистрирует документ в книге покупок и заявляет вычет в декларации. Продавец вносит тот же документ в книгу продаж за квартал отгрузки.
Чем УПД отличается от счёта-фактуры и накладной
Счёт-фактура нужна только для НДС: по ней покупатель заявляет вычет. Накладная или акт подтверждают сам факт передачи товара или услуги и нужны для бухгалтерского и налогового учёта у обеих сторон. УПД объединяет обе функции, поэтому при статусе 1 его достаточно и для вычета, и для учёта расходов. Если одна из сторон не работает с УПД, можно оформить стандартную пару документов — на налоги это не повлияет.
Частые ошибки в УПД
- Неверный статус. Плательщик НДС оформил документ как «2» — покупатель теряет вычет.
- Ошибка в ИНН, КПП или названии. Данные не совпадают с реестром — документ не принимают.
- Неверная ставка или сумма налога. Особенно часто на льготные товары с 10% ставят 22%.
- Нет подписи или она не от уполномоченного лица.
- Отправка PDF вместо формата ЭДО. Скан или файл без электронной подписи не заменяет документ.
Частые вопросы
Обязательно ли использовать УПД? Нет. Можно оформлять счёт-фактуру и накладную (или акт) отдельно. УПД просто сокращает число документов.
Можно ли исправить УПД после отправки? Да: ошибку исправляют выпуском исправленного документа с тем же номером и датой, но с указанием номера и даты исправления. Если меняются количество или цена, оформляют корректировочный документ.
Нужен ли УПД при продаже физическим лицам? Нет. При расчётах с физлицами обычно хватает чека; УПД оформляют по просьбе покупателя.
НалогПилот собирает данные из счетов-фактур и УПД в книгу продаж и декларацию по НДС в нужном электронном формате — вам остаётся убедиться, что в исходных документах верны статус, ставка и реквизиты.